Google Docs est un outil polyvalent qui vous permet de réaliser plusieurs actions, notamment créer un sommaire ou une table des matières. Cette tâche vous permet peut-être compliquer mais grâce à notre tutoriel, vous allez pouvoir créer facilement et automatiquement le sommaire de votre document pour faciliter votre travail. Plongeons tout de suite dans le cœur du sujet !
Quel est l’intérêt de créer un sommaire sur Google Docs ?
Si vous disposez d’un compte Google, vous avez accès à plusieurs fonctionnalités et services comme Google Docs, qui vous permet de créer et gérer des documents que vous pouvez partager avec d’autres personnes.
Si vous vous servez de Google Docs pour vos travaux personnels ou professionnels, vous savez probablement que disposer d’un sommaire est indispensable pour optimiser votre temps dans la gestion de nombreux fichiers volumineux. Il peut s’agir, par exemple, de comptes-rendus, de procédures ou encore de divers modes opératoires. En créant un sommaire, vous allez pouvoir créer des raccourcis qui vous permettront d’accéder plus rapidement à ce que vous recherchez.
Le sommaire de Google Docs vous permet, en particulier, d’avoir une vision globale sur la structure de votre fichier grâce à une gestion rigoureuse des styles de titres. Vous pourrez cliquer sur les liens du sommaire rattachés directement aux titres et sous-titres de votre document. Vous accéderez ainsi immédiatement à la section souhaitée, ce qui représente un gain de temps et d’énergie considérable !
Par ailleurs, il faut noter que vous pouvez créer un sommaire n’importe où dans votre document sur Google Docs. En principe, le sommaire est placé au début du document, mais vous pouvez le placer à d’autres endroits et il se mettra à jour automatiquement. Attention, vous ne pouvez faire de sommaire que sur l’outil Web et non l’application sur smartphone ou tablette.
Les différentes étapes à suivre pour créer un sommaire sur Google Docs
Il existe deux façons de créer un sommaire sur Google Docs. La première est la plus simple et elle est recommandée si vous souhaitez quelque chose de classique. En revanche, si vous recherchez un sommaire plus élaboré, nous vous conseillons la seconde méthode.
La méthode n°1
Dans un premier temps, ouvrez un document Google Docs. Vous avez le choix entre créer un nouveau document ou ouvrir un document existant. Une fois que vous avez votre document :
- Cliquez sur l’onglet « Insertion » en haut de l’écran.
- Un menu va apparaître dans lequel il vous suffira d’appuyer sur « Table des matières »
Une fenêtre pop-up apparaîtra alors, avec différentes options de configuration de votre sommaire, comme afficher les numéros de page ou non, le nombre de niveaux d’en-tête à inclure, etc. Lorsque vous serez satisfait des configurations que vous avez choisies, cliquez sur « Insérer ».
Et voilà ! Le tour est joué. Votre sommaire apparaîtra en haut du document. Pour le modifier, vous n’aurez qu’à cliquer sur le bouton « Modifier » dans la fenêtre contextuelle ou faire un clic sur le bouton droit de votre souris sur la table des matières et cliquer sur « Mettre à jour la table ».
La méthode n°2
Si vous voulez configurer un sommaire plus élaboré, voici deux étapes à suivre :
Appliquer des styles d’en-tête
Dans un premier temps, formatez votre document à l’aide de styles d’en-tête. Il s’agit d’options de mise en forme particulières qui vous permettent d’appliquer différents niveaux d’en-tête à votre texte de manière facile et rapide.
Pour appliquer des styles d’en-tête, il vous faut :
- Sélectionner le texte que vous souhaitez formater en tant qu’en-tête
- Cliquer sur le menu « Format » et sélectionner « Style de paragraphe ».
Une autre option est d’utiliser le raccourci clavier « Ctrl + Alt + 1 » pour les titres de niveau 1, « Ctrl + Alt + 2 » pour les titres de niveau 2, etc.
Une fois que vous aurez appliqué les styles d’en-tête à votre document, vous verrez différents niveaux d’en-tête sur le volet de navigation à gauche de votre écran. Si vous ne voyez pas le volet de navigation, cliquez sur « Affichage » et appuyez sur « Afficher le plan ».
Insérer la table des matières
Vous avez fait le plus compliqué ! Maintenant, vous n’avez qu’à cliquer sur « Insertion » et choisir « Table des matières ».
Par défaut, Google Docs insère une table des matières non numérotée en haut de votre document. Néanmoins, vous pouvez modifier l’apparence de votre sommaire en cliquant sur « Table des matières personnalisée ». Une barre latérale s’ouvrira alors et vous pourrez spécifier les niveaux de titres et le nombre de niveaux de titre à inclure. Une fois que vous aurez fini vos sélections, cliquez sur « Appliquer » puis « Insérer » pour obtenir votre sommaire personnalisé.
Si vous n’êtes pas satisfait de votre sommaire et que vous souhaitez le supprimer, vous n’avez qu’à faire un clic droit sur la table des matières et cliquer sur « Supprimer la table des matières ».
