Nous sommes nombreux à utiliser un agenda pour organiser au mieux nos journées, nos semaines et, d’une manière générale, avoir une vue d’ensemble sur notre calendrier. Cet agenda est pratique non seulement pour planifier notre travail, mais aussi nos projets personnels, nos rendez-vous, nos événements familiaux, etc.
L’un des outils en ligne les plus pratiques dans cette situation est Google Agenda. D’autant plus que l’agenda que vous créez avec cet outil peut être partagé avec d’autres personnes. Mais comment ça marche ? C’est ce que nous allons découvrir dans ce tutoriel !
Google Agenda, c’est quoi ?
Google Agenda est également connu sous le nom de « Google Calendar ». Il s’agit de l’un des outils de travail collaboratif de Google. En plus d’être facile à utiliser, cet outil permet le partage avec d’autres utilisateurs. Ces derniers peuvent ainsi profiter de droits d’accès spécifiques, comme des droits de lecture uniquement ou des droits de lecture et de modifications sur votre agenda Google.
Les seules choses dont vous avez besoin pour partager un compte Google sont :
- Un compte Google valide
- Un agenda à partager
- Une personne avec qui le partager.
Si vous n’avez pas encore de compte Google, découvrez comment créer un compte Google facilement et rapidement.
Quelles sont les étapes à suivre pour partager son agenda Google ?
Pour partager un agenda Google, il faut :
- Tout d’abord, se connecter à son compte Google et accéder à l’application Agenda
- Dans le volet de gauche, vous verrez une liste de tous vos agendas
- Sélectionnez l’agenda que vous souhaitez partager
- Une fois que votre curseur sera sur l’agenda à partager, un bouton menu apparaîtra
- Cliquez dessus et, dans la fenêtre contextuelle, appuyez sur « Paramètres et partage »
- Une fenêtre apparaîtra, avec une section intitulée « Partager avec des personnes en particulier »
- Cliquez sur « Ajouter des contacts »
- Dans la fenêtre suivante, tapez un nom ou une adresse mail
- Dans le menu déroulant, cliquez sur « Autorisations » puis sur « Envoyer ».
Le destinataire recevra alors l’invitation. En l’acceptant, il accèdera au calendrier partagé en fonction des autorisations que vous lui avez accordées.
Ce qu’il faut savoir avant de partager un agenda Google
Avant de partager votre agenda, il est important que vous sachiez que les utilisateurs avec lesquels vous partagerez votre agenda et disposent d’un accès complet pourront :
- Répondre aux invitations
- Créer et modifier des événements
- Partager votre agenda à leur tour avec d’autres personnes
- Recevoir des e-mails si des modifications ont été apportées à votre agenda
- Et même supprimer votre agenda.
Il est donc crucial de faire preuve de prudence et, dans l’idéal, ne partager que des agendas « secondaires ». Cependant, si vous devez partager votre agenda principal, alors, nous vous conseillons de ne donner que des droits de lecture à vos contacts. D’une manière générale, si vous devez partager un agenda Google avec une ou plusieurs personnes, il est préférable de créer un calendrier spécifique. Enfin, nous vous déconseillons de publier un agenda sur le web, car, en faisant cela, vous rendrez votre agenda accessible à n’importe quel internaute, même ceux qui ne font qu’une simple recherche Google.
